İŞVERENLERİN DİKKATİNE!……..…….
İşverenler çalıştırdıkları tüm işçiler için işyerinde işçi özlük dosyası oluşturması gerekmektedir. İşçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, işveren veya işveren vekiline yasa gereği idari para cezası verilmektedir.
Aynı yasanın 104. Maddesi de özlük dosyalarının tutulmaması halinde idari para cezasını öngörmüştür. 2009 yılı itibariyle 904,00 TL idari para cezası söz konusudur.
4857 sayılı yeni İş kanunu ile getirilen önemli düzenlemelerden biri de İşçi özlük dosyasıdır. İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
Personel özlük dosyaları çalışan personelim takibi açısından önem taşımaktadır.
Personel özlük dosyalarının şekli konusunda yasada açıkça bir düzenleme yapılmamış, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtlar şeklinde genel ifadelere yer verilmiştir. Ancak yasal hükümler ve personel departmanı işlemleri göz önünde bulundurulduğunda Bir özlük dosyasında bulunması gereken evraklar aşağıda sıralanmıştır.
1- İş Başvuru formu, Referansları ve CV" si
2- İş Sözleşmesi
3- Sağlık Raporu
4- Ücret Hesap Pusulası (10 işçi ve fazla çalıştıranların banka hesabına yatırma zorunluluğu var yinede hesap pusulalarının personele imzalatılması önerilir.)
5- Yıllık İzin defteri ve yıllık izin hakkına ilişkin belgeler
6- Vesikalık fotoğraf
7- İkametgah İlmühaberi
8- Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
9- Adli Sicil Kaydı
10- SGK dan alınan işe giriş bildirgesi
11- Varsa Diploma fotokopisi
12- Varsı Yıl içinde ödenen kümülatif Vergi Matrahı ve Gelir Vergisi tutarı
13- Varsa daha önceki işyerinden alınan bonservis
14- Özürlü işçi ise Sakatlık Raporu aslı veya fotokopisi,
15- Sakatlık İndiriminden yararlanabilmesi için ilgili defterdarlıktan indirim uygulanacağına dair yazı,
16- Sakat işçi için İş Kur müracaat kayıt evrakı,
17- Eski hükümlü ise İş Kur müracaat kayıt evrakı,
18- Terör mağduru ise İş Kur müracaat kayıt evrakı,
19- Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti,
20- Herhangi bir kanuni sebeple ücret kesme cezası uygulanırsa, yapılan kesintilerin sebebinin bildirildiği yazı,
21- Fazla çalışma için işçinin onayının alındığı yazı,
22- İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı.
23- Şoför işçi için ehliyet fotokopisi
24- Sözleşmesi iş kanununun 17 ve 29. maddesine göre fesh edilen işçiye; aynı nitelikte personel ihtiyacı durumunda gönderilen davet yazısı,
25- İşçiye verilen lehte ve aleyhte ihtar yazısı ve tutanaklar,
26- İşten ayrılan işçi için İş Kur"a verilen İşten Ayrılma Bildirgesi (İAB)
İŞYERİ ORTAMINDA ASILI OLMASI ZORUNLU BELGELER
1- Asgari Ücret Levhası
2- Çalışma Saatleri / Vardiya Çizelgesi
3- Genel Güvenlik Kuralları Levhası
4- İkaz Levhası
5- SSK Aylık Prim ve Hizmet Belgesi
6- Aylık Sosyal Güvenlik Destek Bordrosu (Emekli Çalışanlar için )
7- İşletme Belgesi, İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı
